שלבי תהליך
חלק זה מפרט את שלבי תהליך התכנון המופיעים בפרק תהליך התכנון ברשויות. שלבי התהליך המופיעים בהמשך , מתיחסים לתרשים התהליך המובא להלן.
אוריינטציה
1. מהות השלב בתכנון
שלב זה הינו שלב ראשון בתהליך כולו, בו בעלי התפקיד החדשים ביישוב, נכנסים לתפקיד, לומדים את תפקידם ואת ממשקיהם עם הסביבה וכן מבצעים מיפוי ראשוני של גורמים רלוונטיים. היועץ לענייני ותיקים שהוא איש הרשות, יחד עם ראש הרשות או מובלי התכנון מטעמו, מנחים ומסייעים למת"י בשלב למידה זה. מיפוי גורמים, התפיסה שלהם את הנושא ואת הפעילות ברשות, מסייעים למת"י בלמידה וכניסה לתפקיד, ומספקים מידע שישמש לתכנון תהליכי העבודה ועבודה עם המנגנונים ברשות.
בשלב זה מתגבש תהליך התכנון ברשות. תהליך התכנון יהווה פירוט תהליך התכנון כפי שרואה אותה הרשות המקומית, כולל קביעת מנגנוני ו העבודה לשלבים השונים והמסגרות הנובעות ממנה, לוחות הזמנים, כלים ומשאבים נדרשים ותוצרי ביניים. בנקודת זמן זו, חשוב להתייחס בחשיבה לכוחות, גופים, אינטרסים, תרבות ארגונית ומגבלות שיכולים לקדם או לעכב את התכנון, ולספק בשיטת העבודה מענה לנושאים אלו.
תכנון תהליך התכנון הוא הצומת הראשון בתכנית.
2. תשומות השלב
2.1 מינוי בעלי תפקיד ברשות ( ממ"י, מת"י, יועץ לענייני ותיקים ומוביל התכנון ביישוב).
2.2 כלי למיפוי יישובי
2.3 מאגר גופים ושירותים (על בסיס הקיים)
3. תפוקות השלב
3.1 תכנית לתהליך תכנון יישובי. התכנית תפורט לפי שלבים ותכלול את הגדרת מנגנוני התכנון וקבלת ההחלטות, השותפים בתהליך ולוחות הזמנים.
4. גורמים משתתפים
4.1 בתהליך– מת"י , היועץ וגורמי הרשות לפי העניין.
4.2 בצומת – מטה מוביל תכנית וממ"י
5. מנגנון קבלת ההחלטות
5.1 נתון להחלטת הרשות
בניית ומיסוד מנגנונים תומכי תהליך
1. מהות השלב בתכנון
שלב ביצועי בו מוקמים מנגנוני התהליך, ממונים בעלי התפקיד והשותפים לתהליך התכנון, מוגדרים סמכויותיהם, שיטת העבודה בתהליך ואופן קבלת ההחלטות. מנגנונים אלו אמורים לסייע לראש הרשות בתכנית כולה ולכן יש חשיבות להגדרה והתנעת מנגנוני התכנון באופן מיטבי.
להתנעת תהליכי העבודה והמנגנונים יש גם חשיבות תדמיתית לתהליך ולעוסקים בו. לכן, לאופן הביצוע יש חשיבות והוא מעביר מסרים רבים (גלויים וסמויים): מיהם הדוברים והנוכחים, מהם המסרים החוזרים, עד כמה העקרונות המוצהרים באים בהלימה למסרים הלא מוצהרים, אופן הצגת בעלי התפקיד ועוד.
במקביל, מרוכזים ברשות נתונים על בסיס המודל הרב תחומי. הפרופיל היישובי ונתוני התכנון, יתבססו בין היתר על נתונים הקיימים ברשות המקומית ושיאספו על ידה. נתונים אלה ירוכזו על ידי המת"י באמצעות כלי תכניתי ויועברו להמשך ניתוח ומיפוי הפרופיל היישובי.
איסוף הנתונים יכלול גם איסוף של כלל התכניות, הפרויקטים והגופים העוסקים בנושא ברשות המקומית. הנתונים יתבססו על מאגר נתונים קיים ויעשירו אותו ברמה הרשותית והלאומית.
2. תשומות השלב
2.1 תהליך תכנון ישובי מפורט, עקרונות ושיטות עבודה.
2.2 כלי לאיסוף נתונים, גופים ושירותים
2.3 מאגר נתונים תכניות ושירותים ראשוני
3. תפוקות השלב
3.1 התנעת מנגנוני התהליך וקיום פגישות ראשוניות להצגת התכנית יעדיה, תהליך התכנון ומנגנוני העבודה.
3.2 נתוני היישוב מועברים להמשך ניתוח
3.3 מאגר גופים, תכניות ושירותים קיימים ברשות המקומית
4. גורמים משתתפים
4.1 גורמי הרשות לפי בחירתה
5. מנגנון קבלת ההחלטות
5.1 לפי החלטת הרשות המקומית
עיבוד הנתונים
1. מהות השלב בתכנון
עיבוד הנתונים הוא תהליך בו הרשות המקומית מנתחת את נתוני הסקר, הפרופיל היישובי, הראיונות ואפיקי מידע נוספים לידי משמעויות ותובנות. אנו ממליצים, להפגיש את הנתונים עם בעלי תפקיד, מחזיקי עניין ואנשים שונים כדי לזקק תובנות ומשמעויות לטווח הארוך, כל אחד מזווית ראייתו וניסיונו. לרוב, אין זה אירוע חד פעמי אלא מהלך מתמשך של מפגשים פורמאליים ולא פורמאליים שיביאו לתובנות הטובות ביותר.
על בעלי התפקיד בהובלת מהלך זה, לעמת ולהפגיש את המתבונן עם הנתונים ומשמעויותיהם. מהלך שכזה, מאפשר למידה וממצה תובנות ראשוניות של הרשות המקומית ובעלי התפקיד, על בסיס נתונים וממצאים שהתקבלו בהתאם למודל הרב תחומי.
שלב זה אינו דן בפתרונות אך סביר מאד שיעלו גישות, רעיונות ותפיסות הנוגעות בפתרונות ומנופים. מיפויים חשוב להמשך העבודה.
כדי לאפשר שיתוף ציבור, הנתונים והממצאים יונגשו לציבור הרחב וגם הוא יוזמן להציע שאלות וסוגיות לשלב העיבוד.
תוצר שלב זה הוא סדרה של שאלות אסטרטגיות לדיון, כששאלות אלו מבוססות נתונים וממצאים שנאספו מתהליך העיבוד . ( הגדרה ראה בהמשך)
2. תשומות השלב
2.1 פרופיל ישובי
2.2 סקר וצפי
2.3 ממצאי ראיונות
2.4 מיפוי תכניות, גופים ושירותים קיימים
2.5 נתונים מערוצי מידע נוספים
3. תפוקות
3.1 אינטגרציה של ממצאים ותובנות מהנתונים.
3.2 רשימת שאלות אסטרטגיות ראשוניות.
הגדרה: שאלה המציבה דילמה עקרונית לבחירה, ביחס לעתיד ברשות המקומית, שהכרעה לגביה תדרוש התארגנות שונה של הרשות המקומית. שאלה זו נובעת ישירות משילוב ממצאים ממספר מימדים/תחומים מהמודל הרב מימדי, עקרונות התכנית או הרשות.
4. גורמים משתתפים
4.1 ממ"י, מומחי ליבה תכניתיים
4.2 גורמי הרשות לפי החלטתה
4.3 ערוץ פתוח לציבור על בסיס הנתונים המונגשים
5. מנגנון קבלת ההחלטות
5.1 בהתאם להחלטת הרשות המקומית ( האם רלוונטי ?)
סוגיות מרכזיות
1. מהות השלב בתכנון
מיפוי שאלות אסטרטגיות ברמת היישוב, התלבטות בין סוגיות ובחירת הסוגיות המרכזיות להמשך ניתוח. שלב זה מוגדר כצומת מערכתי של התכנית , בו מרוכזים מאמצים וכוחות, לתמיכה ברשות המקומית בהתלבטות והחלטה על השאלות האסטרטגיות המהותיות להמשך טיפול.
התחלתו בהצגת התובנות והשאלות הראשוניות שעובדו בשלב המקדים, המשך התהליך הוא בדיון על שאלות אלו, הצעה לשאלות אסטרטגיות נוספות/ אחרות וניסוחן המדויק של אותן השאלות. בסיומו, מתקבלת החלטה על השאלות האסטרטגיות להמשך ניתוח.
מהלך זה מתבצע על ידי שיתוף של גורמים ומחזיקי עניין בתהליך העיבוד המתקדם ובקבלת ההחלטות לגבי השאלות האסטרטגיות להמשך עיבוד.
לאור הנושאים להמשך טיפול יקבעו הרכבי הצוותים ,שיבצעו את המשך הניתוח לשלב הבא בתהליך.
כצומת, מנגנון קבלת ההחלטות נקבע על ידי התכנית.
2. תשומות השלב
2.1 שאלות אסטרטגיות ראשוניות נתמכות נתונים
2.2 עיבוד ממצאי הסקר והצפי לממצאים ותובנות
3. תפוקות השלב
3.1 מסמך בחירת שאלות אסטרטגיות להמשך ניתוח ועיבוד. השאלות יהיו מנוסחות, יצביעו על הזיקה לנתונים, לעקרונות התכנית וערכי הרשות המקומית.
3.2 קביעת הצוותים והמנגנון להמשך עיבוד ברשות למול השאלות האסטרטגיות
4. גורמים משתתפים
4.1 ייצוג של כלל השותפים ומחזיקי העניין ברשות ומהגופים הרלוונטים.
4.2 ייצוג של תושבי הרשות המקומית בחתך כלל האוכלוסיה ( ותיקים, משפחות, בני נוער, תושבים).
4.3 ממ"י וגורמי הנחיה מקצועית תכניתית במידת הצורך
4.4 נציגי ועדת ההיגוי הבין משרדית
5. מנגנון קבלת ההחלטות
5.1 נשאר פתוח כרגע לעיבוד
חלופות
1. מהות השלב בתכנון
עיצוב חלופות לטיפול בהתאם לשאלות האסטרטגיות, והכיוונים הראשוניים שהועלו בצומת סוגיות מרכזיות לטיפול.
שלב זה מעמיק את הניתוח בסוגיות שהועלו בשאלות האסטרטגיות, ומציג את המשמעויות המפורטות מבחירה בכיוון אסטרטגי מסוים.
בנוסף למשמעויות, או על בסיס המשמעויות, לכל כיוון אסטרטגי, מוצגות חלופות לדרכי פעולה למימוש כיוון זה. דרכי הפעולה כוללות מענה ראשוני לשאלה מהם המנופים שיש להפעיל כדי לממש כיוון אסטרטגי רצוי, או כפי שהגדרנו את מהותה של השאלה האסטרטגית, מהי ההתארגנות שתביא בסבירות גבוהה למימוש כיוון זה.
הצומת הוא קבלת הכרעה בשאלות האסטרטגיות, על בסיס הבנת המשמעות של הבחירה והגדרת המטרות העיקריות כדי לממש כיוון זה.
כצומת, מנגנון קבלת ההחלטות נקבע על ידי התכנית.
בסיום שלב זה ניתן להגדיר חזון ומטרות ראשוניים.
הערה: לעיתים, ניתן להגדיר חזון או מטרות בשלב מוקדם או מאוחר יותר, תלוי בבשלות הארגון ומקבלי ההחלטות. מסמך זה מביא גישה לוגית אחת מני רבות לתהליך.
2. תשומות
2.1 מסמך שאלות אסטרטגיות
2.2 הגדרת צוותי ניתוח למשמעויות וחלופות
3. תפוקות
3.1 גיבוש חזון ראשוני, בהתאם להכרעה בין החלופות האסטרטגיות.
3.2 ניסוח מטרות ראשוניות, בהתאם לעיבוד של צוותי הניתוח.
4. גורמים משתתפים
4.1 צוותי ניתוח מענה לפי החלטת הרשות
4.2 דיון והחלטה על חלופות לטיפול
4.3 ייצוג של כלל השותפים ומחזיקי העניין ברשות ומהגופים הרלוונטים
4.4 ייצוג של תושבי הרשות המקומית בחתך כלל האוכלוסיה ( ותיקים, משפחות, בני נוער, תושבים).
4.5 ממ"י
4.6 גורמי הנחיה מקצועית תכניתית במידת הצורך ולפי החלטת הממ"י.
4.7 ועדת ההיגוי
5. מנגנון קבלת ההחלטות
5.1 יגובש בהמשך
גיבוש אסטרטגיה
1. מהות השלב בתכנון
גיבוש התובנות וההחלטות שהתקבלו עד עתה לאסטרטגיה מנוסחת ומפורטת ומידת תמיכת האסטרטגיה בתכנית חומש.
בשלב הקודם, התוצר של צומת המערכתית בתכנית היה הכרעה על הכיוון האסטרטגי וניסוח כללי של חזון ולעיתים מטרות ראשוניות. כעת נדרש להעמיק ולבצע אינטגרציה וניסוח של החזון, המטרות, וגזירת היעדים, המשאבים ומנגנוני היישום לידי תכנית מגובשת ומסונכרנת.
במקביל, מותנע התכנון המפורט של התכנית הרב שנתית בהתאם לאסטרטגיה ומותנעים פתרונות הבשלים ליישום כתוצר מיידי של התכנית.
2. תשומות השלב
2.1 חזון ראשוני
2.2 מטרות ויעדים כלליים
2.3 מתווה תוצר תכנית אב יישובית
2.4 התנעת גורמי התכנון ברשות – לתכנון מפורט
3. תפוקות השלב
3.1 טיוטת תכנית אב יישובית בהתאם למתווה התוצר
3.2 תחילת תכנון מפורט במנגנוני הרשות של תכניות העבודה המפורטות
4. גורמים משתתפים
4.1 לפי החלטת הרשות – ניסוח האסטרטגיה המפורטת
4.2 גורמי התכנון ברשויות
5. מנגנון קבלת ההחלטות
5.1 בהתאם להחלטת הרשות המקומית
תכנית אב יישובית
1. מהות השלב בתכנון
סיכום תכנית מפורטת חמש שנתית, סיכום והתנעת מנגנוני יישום ומעקב, חשיפת התכנית והשקתה.
טיוטת התכנית עוברת להתייחסות הגורמים הרלוונטים, הערות נשקלות ומיושמות, והתכנית הופכת למסמך מגובש העומד בסטדרט המערכתי בתכנית.
בד בבד, מתקיימת חשיבה והכרעה לגבי מנגנוני יישום, מעקב ושימור. מנגנונים אלו יהיו מנגנוני רשות, שיהיו אחראיים להמשך המעקב, המדידה של העמידה בתכנית, עדכונה לאור שינויים ועוד.
כלל ההמלצות והתובנות של הרשות מתהליך התכנון והכנת התכנית יגובשו ויועברו למימוש ברשות המקומית או כהמלצה חיצונית.
בסיום שלב זה מתבצעת השקה והתנעת התכנית. חשיבה על אופן ביצוע ההשקה, הוא חלק ממנגנוני היישום שיש לחשוב עליהם.
2. תשומות השלב
2.1 טיוטת תכנית אב יישובית כוללת
3. תפוקות
3.1 תכנית אב לרשות ידידותית גיל.
3.2 השקת תכנית
3.3 התחלת פעילות של מנגנוני היישום
3.4 מסמך סיכום פעילות של המת"י
4. גורמים משתתפים
4.1 לפי החלטת הרשות
5. מנגנון קבלת ההחלטות
יישום
כל רשות בהתאם לתכנית האב לרשות מקומית ידידותית גיל